Gedrags- en integriteitscode
Daarom hanteren wij een duidelijke integriteit en gedragcode die ook in onze contracten met
eventuele onderaannemers is geïmplementeerd.
Integriteit:
Omdat wij door het leveren van interim en projectmanagement vaak met vertrouwelijke
informatie van klanten, kandidaten en ZZP medewerkers omgaan vinden wij het als gebaar naar deze relaties van groot
belang dat wij en onze toeleveranciers op een integere en oprechte wijze onze diensten
verlenen. Wij monitoren op een strikte naleving van deze code.
Doorlichting:
Al het personeel dat via Adeoxx wordt te werk gesteld bij onze opdrachtgever, voor zover dat uit hoofde van hun functie van belang is, worden door het Ministerie van Veiligheid en
Justitie getoetst op- en voor het omgaan met vertrouwelijke informatie.
Hieronder vindt u het screeningsprofiel dat bij de juiste uitslag zal leiden tot een zogenaamde positieve
verklaring omtrent het gedrag.
1. Bevoegd zijn om systemen te raadplegen en/of te bewerken waarin vertrouwelijke gegevens zijn opgeslagen
2. Met gevoelige informatie omgaan
3. Kennis dragen van veiligheidssystemen, controle mechanismen en verificatieprocessen
4. Toegang hebben tot besturingssystemen van programma’s
5. Met contante en girale waarden omgaan
6. Budget bevoegdheid hebben
7. Het verschaffen, aanschaffen en beheren van goederen en producten
8. Het verkopen van goederen en producten
9. Het bewaken van productieprocessen
10. Het verlenen van diensten (adviezen, beveiliging, schoonmaak, catering etc.)
11. Bevoegd om besluiten te nemen tot het verlenen en/of inhuren van diensten
12. Contact hebben met leveranciers
13. (Europese) aanbestedingen doen
14. Beslissen over offertes (het voeren van onderhandelingen en het afsluiten van contracten)
15. Personen die vanuit hun functie mensen en/of organisaties aansturen (Leidinggevenden)
16. Belast zijn met de zorg voor het welzijn en de veiligheid van mensen en dieren
17. Zij die een één op één relatie hebben (verschil in macht) waarbij er sprake is van tijdelijke afhankelijkheid.
Verantwoordelijkheid voor handhaving van deze code:
Deze integriteitcode is een openbaar document. Alle belanghebbende hebben ten allen tijde
toegang tot dit document via onze website. Wij zijn ten allen tijde aanspreekbaar en
verantwoordelijke voor de implementatie. uitvoer. opleiding en controle op deze code.
Omgang met klanten en relaties:
Wij zijn gericht op het bouwen van lange termijn relaties met onze klanten, kandidaten en ZZP'ers. Daarbij staat het
belang van onze klanten altijd voorop.
Open en eerlijk in begrijpelijke taal met elkaar communiceren is ons uitgangspunt. Reacties
en/of klachten nemen wij zeer serieus.
Omgang met collega's op de werklocatie:
Wij verwachten van de door Adeoxx ingezette medewerkers dat zij zich correct gedragen en bekend zijn
met wat bedoeld wordt met "ongewenste intimiteiten"
Als de door ons ingezette medewerkers of relaties ongewenste intimiteiten ervaren, worden zij
gevraagd dit meteen te melden bij de contactpersoon binnen Adeoxx.
Wij gaan er vanuit dat onze medewerkers een vertrouwde en gewaardeerde plaats wordt aangeboden
in de organisatie waar zij worden ingezet.
1. Het eventueel gebruik van internet en communicatiemiddelen van de klant is alleen
toegestaan voor zakelijke doeleinden (geen privé) De registratie van declarabele uren
mag wel via de internetverbinding van de klant worden uitgevoerd
2. De ingehuurde tijdelijke medewerkers zullen alle mogelijke en gebruikelijke
voorzorgsmaatregelen hanteren om te voorkomen dat derden toegang krijgen tot het
computer netwerk van de klant door het veilig bewaren van inlog gegevens
3. De eventueel ter beschikking gestelde communicatiemiddelen zoals, laptops,
notebooks, tablet pc,s mobiele telefoons zullen correct onderhouden en
behandeld worden. Bij schade door eigen ontoelaatbaar gebruik of toedoen zal de
schade worden verhaald op de gebruiker (ingehuurde medewerker)
4. De eventueel ter beschikking gestelde toegangsmiddelen zullen correct worden
behandeld en veilig bewaard. Bij verlies geld een verhaalbare vergoeding die aan de
rechtgeldige eigenaar zal worden afgedragen
5. De tijdelijke medewerker zal een collegiale doch passend neutrale omgang onderhouden
met collega's/medewerkers op de locatie van tewerkstelling
6. De ter beschikking gestelde werkplek zal elke dag op ordelijke wijze worden
achtergelaten
7. De eventueel ter beschikking gestelde voertuigen zullen correct onderhouden en
behandeld worden. De gebruiker zal voor gebruik controleren of de benodigde
documenten en verzekering(en) aanwezig zijn
8. Als onze medewerkers twijfelen over hoe zich te gedragen, of niet weten welke
etiquette (omgangsvormen) bij welke situatie behoren zijn zij verplicht om de
accountmanager te raadplegen. Hij/zij zal dan actie ondernemen om de juiste kennis
over te dragen.
Betrouwbaarheid van urenregistratie:
1. Ingehuurd personeel mag alleen de uren registreren die hij/zij daadwerkelijk voor de
opdrachtgever heeft gewerkt
2. De definitie van declarabele uren is als volgt weergegeven:
a. Tijd die besteed wordt aan daadwerkelijke fysieke inspanningen zoals het
produceren van documentaire werkstukken en alle documenten die benodigd
zijn voor correcte uitvoering van de opdracht
b. Bijwonen en/of voorzitten van vergaderingen of besprekingen, of leidingeven
in de breedste zin van het woord
c. Het bezoeken van andere/verschillende locaties van de opdrachtgever of
externe leveranciers/relaties
d. Coachingsgesprekken waarbij geen fysieke productie plaatsvindt
e. Het is afhankelijk van de gemaakt afspraken met onze klanten/opdrachtgevers/kanidaten
of reisuren/kilometrages mogen worden gedeclareerd
f. Alle gedeclareerde uren moeten te allen tijde helder, inzichtelijk en verantwoordbaar zijn
g. Voor registratie van de gewerkte uren moet de overeengekomen procedure
worden gevolgd
1. Het boeken van reismodaliteiten en hotels mag alleen geschieden volgens de
richtlijnen die door de opdrachtgever zijn opgesteld
2. U gedraagt zich waardig en gepast en zal altijd het reputatiebelang van de organisatie
waardoor hij/zij is ingehuurd op een getrouwe en integere wijze vertegenwoordigen op
dusdanige wijze dat de klant/opdrachtgever nooit in negatieve publieke opspraak zal
komen
3. Koffers en tassen zullen altijd correct worden afgesloten en niet in onbeheerde
toestand worden achtergelaten om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot
vertrouwelijke gegevens van de opdrachtgever/klant of kandidaat
4. Bij disputen met betrekking tot nota’s en/of relaties in het buitenland zal men zich altijd correct en
ongeëmotioneerd gedragen en de juiste contactpersonen raadplegen en het thuiskantoor/Adeoxx op
de hoogte stellen.
1. Wij verwachten van onze medewerkers dat zij hun privézaken gescheiden houden van
de aan hen gedelegeerde opdrachten
2. Vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever of derden moet altijd discreet behandeld
worden en mogen niet worden besproken en/of gedeeld in privé situaties.
Milieu en klimaatneutraal beleid:
1. Wij zorgen ervoor dat al onze diensten zo milieuvriendelijk als mogelijk worden
uitgevoerd en geleverd
2. Onze medewerkers moeten wat betreft milieuvriendelijk gedrag zich aansluiten bij het
beleid van de organisatie die hen inhuurt
3. Indien mogelijk boeken wij reismodaliteiten bij leveranciers die MVO beleid voeren
4. Ook binnen Adeoxx wordt op MVO basis gewerkt en extern gepubliceerd over MVO.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen:
1. Onze eigen kantooromgeving is voorzien van energiebesparende facilitaire apparatuur
2. Ons inkoopbeleid m.b.t. externe leveranciers sluit aan bij meest actuele eisen van MVO
3. Een percentage van de bedrijfsresultaten van onze onderneming komt ten goede aan
nationale en internationale charitatieve instellingen vertegenwoordigd door onze
stichting Opario.
Adeoxx heeft een actueel en geimplementeerd privacy beleid:
Adeoxx voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de General Data Protection Regulation
(AVG/GDPR) wetgeving gedateerd mei-2018.
